Peran Controlling Dalam Perusahaan

Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari fungsi-fungsi manajemen itu. Jadi, menejemen itu merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang di inginkan. (Malayu Hasibuan Drs., S.P. : Ed Revisi : 1). Dari sekian fungsi menejemen yang meliputi Planing, Organizing, Actuating, Staffing, Leading, Motivating, Communicating, Making Decisiona and Controling. (Andrew F. Sikula).
Controling atau pengendalian menempati urutan paling terakhir, pengendalian ini sangat beraitan erat sekali dengan fungsi Perencanaan dan kedua fungsi ini saling mengisi.

Controlling is the process of regulating the various factors in an enterprise according to the requirement of its plans.( Eal P. Strong) Artinya Pengendalian aalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.

Krisis ekonomi tahun 1997 merupakan awal dari berbagai masalah bangsa dan negara, pengangguran yang membengkak akibat PHK perusahaan yang terkena imbas krisis, banyak perusahaan-perusahaan yang terpaksa gulung tikar, dan naiknya harga barang-barang yang kelewat mencekik dikarenakan ketiadaan barang trsebut di pasar barang.

Ini merupakan fenomena yang terjadi di negara kita dan negara-negara dunia ketiga yang tingkat ekonomi penduduknya masih dalam tahap pertumbuhan. Hal ini tentunya sangat terasa dikalangan para pengusaha, karena mereka kurang kontrol dan rencana terhadap peluang masa depan. Ini jelas bukti bahwa pengendalian sangat memegang peranan penting dalam perushaan. Kita lihat ada beberapa perusahaan raksasa yang tetap tegar meski diterpa gelombang krisis seperti Indofood Group, Pertamina persero, dll.

Defnitions Of Controlling

Pengeritian Pengendalian bisa sangat variatif tergantung kita mengambil dari teori siapa. Di sini ada pengertian engendalian menurut beberapa ahli :
G.R. Terry
Contrlling can be defined as the process of determiniing what is to be accomplished, that is standar; what is being accomplished, that is the performance, evaluating the performance and if necessary appliying corecctive measure so that performance takes places according to plans, that is, in conformity with the standard

Artinya :
Pengendalian dapat didefinisikan sebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan recana yaitu selaras dengan standar.

Harold Koontz
Control is the measurement and corrections of the performance of subordinates in order make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain then are complished.

Artinya :
Pengendalian adalah pengukuran dan perbaiakan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tuuan-tujuan perusahaan dapat terlaksana.

Sangat jelas sekali bahwasanya fungsi pengendalian yang diambil dari sudut pandang definisi sangat vital dalam suatu perusahaan.

1. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana.
   
2. Melakukan tindakan perbaiakan (corrective), jika terdapat penyimpangan-penyimpangan (deviasi).
   
3. Supaya tujuan sesuai dengan rencana.
   

Jadi pengendalian dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses, yakni hingga hasil akhir. Dengan pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen ( 6 M ), efektif dan efesien.

Pengendalian dikenal ada beberapa macam, yaitu :

1. Internal Control, adlah pengendalian seorang atasan kepada bawahannya. Cakupan dari pengendalian ini meliputi hal-hal yang cukup luas baik pelaksanaan tugas, prosedur kerja, kedisiplinan karyawan, dan lain-lain. Audit Control , adalah pemeriksaan atau penilaian atas maslah-maslah yang berkaitan dengan pembukuan perusahaan. Jadi pengawasan atas masalah khusus, yaitu tentang kebenaran pembukuan suatu perusahaan.
   
2. External Control, adalah pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar. Pengendalian ekstern dapat dilakukan secara formal atau informal, misalnya pemeriksaan pembukuan oleh kantor akuntan dan penilaian yang dilakukan perusahaan.
   
3. Formal Control, adlah pemerksaan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern. Misalnya : pemeriksaan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) terhadap BUMN dan lain-lainnya. Dewan Komisaris terhadap PT. Bersangkutan.
   
4. Informal Control, adalah penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung maupun tidak langsung. Misalnya melalui media massa cetak atau elektronik, dan lain-lainya.
   

Proses pengendalian dilakukan secara bertahap dan sistematis melalui langkah-langkah sebagai berikut :

1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.
   
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai.
   
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan jika ada.
   
4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
   
5. Meninjau dan menganalisis ulang rencana, apakah sudah benar-benar realistis atau tidak. Jika ternyata belum realistis maka perlu harus diperbaiki.
   

Beberapa cara pengendlian yang harus dilakukan oleh seorang menejer yang meliputi sebagai berikut :

1. Pengawasan Langsung, adalah pengawasan yang dilkukan sendiri secara langsung oleh seorang menejer. Menejer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah dikerjakandengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya.
   
2. Pengawasan Tidak Langsung, adalah pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan secara tertulis maupun lisan dari karyawan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil-hasil yang dicapai.
   
3. Pengawasan berdasarkan kekecualian, adalah pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan. Pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh menejer.
   

Sifat dan waktu pengendalian dibedakan atas :

1. Preventive control, adalah pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya. Pengendalian ini merupakan pengendalian terbaik karena dilakukan sebelum terjadi kesalahan namun sifatnya prediktif.
   
2. Repressive control, adalah pengendalian yang dilakukan setelah terjadinya kesalahan dalam pelaksanaanya. Dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga hasilnya sesuai dengan yang diinginkan.
   
3. Pengendalian saat proses dilakukan, sehingga dapat segera dilakukan perbaiakan.
   
4. Pengendalian berkala, adalah pengendalian pengendalian yang dilakukan secara berkala, misalnya perbulan, persmester, dll.
   
5. Pengendalian mendadak (sidak), adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa pelaksanaannya dilakukan dengan baik atau tidak.
   
6. Pengawasan Melekat (waskat), adalah pengawasan/pengendalian yang dilakukan secara integratif mulai dari sebelum, pada saat, dan sesudah kegiatan dilakukan.
   

Alat-alat pengendalian yang dapat digunakan suatu organisasi atau perusahaan, yaitu :

Budget

Budget (anggaran) adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Pengendalian Budget (budgetary control) dapat diketahui / diawasi, apakah hasil yang diharapkan dari penerimaan atau pengeluaran itu sesuai dengan yang diinginkan atau tidak. Hal ini dapat diketahui dengan cara membandiiiingkannya dengan budget, karena dalam budget telah ditetapkan jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran dan hasil yang akan diperoleh untuk masa yang akan datang. Apabila tidak sesuai dengan budget , baik penerimaan atau pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan (deviasi) dan manajer perusahaan harus segera mengadakan perbaikan (correction).
Budgetary control, biasanya digunakan sehubungan dengan kontrol basis yang bersifat fungsional yaitu : penjualan, produksi dan pembelian, dan tidak terhadap kontrol basis yang bersifat faktural, misalnya kualitas, biaya, dan waktu.

Non-Budget

Alat pengendali nonbudget yaitu :

1. personal observation, yaitu pengawasan langsung secara pribadi oleh ppimpinan perusahaan terhadap para bawahan yang sedag bekerja. Jika terjadi kesalahan pimpinan dapat langsung menegur untuk segera diperbaiki.
   
2. Report (laporan), laporan yang dibuat para menejer bawahan, misalnya menejer produksi, menejer pemasaran membuat laporan-laporan pemasaran (arketiing report) dll. Berdasarkan laporan ini diketahui dan diawasi perkembangan dan kegiatan-kegiatan yang sudah lampau.
   
3. Financial statement, adalah daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Balance sheet dan Income statement ( neraca dan daftar rugi laba) dari laporan ini dapat dianalisis tentang keuangan suatu perusahaan. Banyak keuntungan dari analisis laporan keuangan.
   
4. Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang telah berlalu. Menganalisis data tersebut dan menyajikannya dalam bentuk –bentuk tertentu. Sehingga memudahkan pimpinan mengetahui variabel-variabel yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan.
   
5. Break event point (titik pulang pokok), yaitu suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidk mendapat laba atau rugi.
   
6. Internal audit, yaitu pengendalian yang dilakukkan oleh atasan terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut keuangan, apakah sesuai dengan prosedur praktek yang telah ditetapkan.
   Auditing juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik, pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, dan apakah barang telah dibayar benar-benar sudah diterima.
   
7. Eksternal audit, yaitu pengendalian yang dilakukan perusahaan tapi dengan menyewa perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengauditan. Biasanya ini dilakukan secara rahasia.
   

Semua proses harus secara teratur dan sistematis, sesuai dengan definisi manajemen secara universal, sehingga akan didapat informasi yang akurat dan aktual sesuai dengan fakta di lapangan yang kemudian akan memudahkan seorang menejer / pimpinan dalam pengambil keputusan atau kebijakan yang signifikan bagi perusahaan.

Melihat berbagai pertimbangan dari teori-teori di atas Saya menyimpulkan :

• Fungsi pengendalian (controlling ) dalam suatu perusahaan atau organisasi sangat penting dan vital.
  
• Pengendalian sangat memegang peranan penting dalam setiap proses menejemen dalam suatu perusahaan.
  
• Pengendalian sangat berpengaruh untuk maju mundurnya suatu perusahaan.
  

Setelah definisi-definisi di atas hendaknya untuk setiap perusahaan, khususnya UKM untuk menerapkan sistem menejemen modern yang bermutu, sehingga pengendalian akan semakin efektif.

Just For Share.. :D

referensi:

• Hasibuan, H. Malayu. Drs., S.P.; Manajemen :Dasar,Pengertian, dan Masalah, Edisi Revisi,
  
• Gibson, James L,Jhon M. Ivancevich, James H. Donnelly, Jr; Organisasi dan Manajemen: Prilaku, Struktur, Proses (terjemahan) edisi keempat, Erlangga, Jakarta,1984.
  
• Ramli, Rusli (dkk); Asas-asas Menejemen (terjemahan), Universitas Terbuka, Jakarta, 1984.
  
• Ulbert, Silalahi, Drs., M.A.; Studi Tentang Ilmu Administrasi: Konsep, Teori, dan Dimensi, Sinar Baru, Bandung, 1992.
  
• http://www.answers.com/topic/controlling-company-parent-accounting